プレゼン資料を作る際、構成が考えられているだけで伝わりやすさがまるで違います。
しかし、いきなり構成を考えるといっても難しいかと思います。
そこで本記事では、「伝わるプレゼンの資料作りと具体的な方法」についてまとめました。
ぜひ参考にしてみてください。
プレゼン資料における構成の重要性
プレゼンは聞き手に内容を理解・納得してもらい、最終的には行動を起こしてもらわなくてはなりません。
そのため、聞き手にしっかりと伝えるために、目的に合わせた資料を使用する必要があります。
聞き手の理解を深めるツールになるプレゼン資料は、構成がとても重要です。
プレゼン資料の構成は、実際に作成する前に組み立てるのが一般的です。
構成を組み立てることで、わかりやすいプレゼン資料の作成が可能です。
プレゼン資料構成の「型」
プレゼン資料の構成には、基本的な「型」があります。
わかりやすいプレゼン資料は、型に合わせた流れで構成されています。
資料作成の前に一度こちらをまとめてみるとスムーズな構成が可能となります。
「型」とは
どのようなプレゼンであっても、以下の「型」に沿って3部で構成されています。
- 導入
- 本体
- まとめ
「導入」はプレゼンのテーマや、伝えたいことを簡潔にまとめたパートです。
先に概要を記載すると、プレゼンが理解しやすくなります。
自分の意見を述べたり、提案したりする部分が「本体」です。
「本体」の目的が「提案」なのか「報告」なのかで構成が変わります。
「まとめ」は「本体」の要約や、行動喚起をするパートです。
プレゼンで伝えたかったことを再確認します。
- 本体の目的が「提案」の場合
- 本体の目的が「報告」の場合
「導入」の構成
「導入」は、以下のように構成します。
- タイトル
- 目次
- 目的
「タイトル」は聞き手に興味を持ってもらえる言葉にします。
そして長くならないように工夫することも大切です。
次に、「目次」でプレゼンの内容を箇条書きにし、一目でわかるようにします。
「目的」はプレゼンで伝えたいことや趣旨を簡潔に記載するパートです。
導入部分で「目的」を記載することで、聞き手も後に続くプレゼンの内容を理解しやすくなります。
「本体」の構成
「本体」部分はプレゼンの目的によって構成が変わってきます。
プレゼンの内容がどちらに当てはまるのかを考えてから当てはめてみてください。
「提案」が目的の場合
「本体」部分を以下の構成にするとスムーズな流れになります。
- 課題と原因
- 解決策の提案
- メリット
- メリットの根拠
現状での課題や問題点を明確にし、原因も併せて伝えるのが「課題と原因」です。
次の「解決策の提案」につなげるためのいわゆる助走にあたります。
「解決策の提案」はプレゼンにおいて核となる部分です。
聞き手にもっとも伝えたい解決策を提案します。
解決策を実行した場合、どのような利益が得られるのかを提示するのが「メリット」です。
そして「メリット」の後に「メリットの根拠」を記載することで、説得力が増します。
「報告」が目的の場合
「報告」が目的の場合は、「本体」部分を以下の構成に構成するとわかりやすいです。
- 問題
- 解決案
- 効果
- 根拠
「報告」が目的の場合は、「問題」部分が大切です。
問題点の原因まで把握することで、より有効な解決を示せます。
「解決案」は少なかったり多すぎたりすると、聞き手に伝わりません。
記載する「解決案」は3つ程度が良いでしょう。
「効果」は解決案を採用したら、どのような効果が見込めるかを記載する部分です。
しかし効果はあくまでも推測で記載しています。
「根拠」では見込める効果の根拠をわかりやすく記載することが大切です。
「まとめ」の構成
「まとめ」は、以下のように構成します。
- 要約
- 行動喚起
「要約」は「本体」の内容を簡潔にまとめた部分のことです。
内容をまとめるだけでなく、伝えたいことの確認や念押しをします。
そして聞き手にどのように行動してほしいかを伝えるパートが「行動喚起」です。
「提案」が目的のプレゼンは、必ず「行動喚起」を入れた構成にします。
そして行動してほしい内容を明確に記載しましょう。
構成が考えられていない場合
どのような構成にするべきかわからない場合は、以下の構成を参考に組み立ててみてください。
- タイトル
- 目次
- 目的
- 課題
- 解決策
- メリット
- メリットの根拠
- 行動喚起
- まとめ
基本と同じような流れの構成例です。
とてもシンプルな構成になっているので、さまざまなプレゼンで活用できます。
そして短時間で資料の作成ができるのも、シンプルな構成のメリットです。
まとめ
プレゼン資料の構成は、難しく考えてしまいがちです。
しかし基本的な構成や目的に合わせた構成の型を使うことで、資料の作成も簡単に行うことができます。
構成をしっかりと組み立てて、わかりやすいプレゼン資料を作成しましょう。
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