新たなプロジェクトの提案や進行報告などで、何かと取り組む機会の多いプレゼンテーション。
人前で話すということもあって苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか。
実はプレゼンテーションの構成は基本の3ステップが存在します。
この記事で3ステップを学び説得力のある構成を組み立て、自信持ってプレゼンに挑みましょう。
Contents
プレゼンテーションと向き合う
プレゼンテーションが苦手でつい義務的にこなしてはいませんか。
今一度、なぜプレゼンテーションが必要なのかに向き合い、その重要性を再認識してみましょう。
プレゼンテーションの目的
プレゼンテーションとは、自分の意見や考えを他人が理解しやすい形でわかりやすく伝えることを指します。
学生の研究発表ならばわかりやすく伝えるという目的だけで済むかもしれませんが、ビジネスの場合、ただわかりやすいだけでは役不足と言えます。
なぜなら仕事では「結果」が求められ、その「結果」とは、他者をどれだけ動かすことができたかという実績にほかならないからです。
つまりビジネスのプレゼンでは、意見やメッセージをわかりやすく伝えることで相手の心を動かし、提案や企画を周囲に認めさせ、実行まで持っていくことが目的となります。
このように相手の心を動かすには、説得力のあるプレゼンを行うことが必要不可欠です。
相手の心が動かないプレゼン
それでは相手の心が動かないプレゼンはどういうものを指すのでしょうか。
例えば以下のようなものが挙げられます。
- 結果の報告ばかりで意見や主張がない
- 論理的に構成されておらず、主張がわかりにくい
- 言いたいことはわかるが根拠が薄く信憑性が低い
他人のプレゼンを聞いていて、このように感じたことはありませんか。
もしくは自分のプレゼンに思い当たる箇所がある方もいるかもしれません。
意見がない、わかりにくい、根拠が乏しい…こうした相手の心を動かせないプレゼンの要因は、実は構成をしっかり組み立てることで解決することができます。
相手の心を動かし、説得力のあるプレゼンを行うためにも、これから紹介する構成の3ステップをしっかり踏襲してみてください。
プレゼンテーション構成で重要な要素・考え方
先程も述べましたが、相手の心を動かし結果に繋がるプレゼンを行うためには、構成をしっかりと組み立てることが必要不可欠です。
ここでは構成における重要な考え方や構成の基本3ステップをご紹介します。
構成を作る前に全体像を把握する
プレゼンをする際には資料作成と当日の発表だけに考えが及びがちですが、実はその前段階がとても重要です。
プレゼンには以下のような流れがあります。
- 主張・相手・目的の設定
- 全体構成の思案
- 資料作成
- 練習
- プレゼンの実施
いきなり資料から作成しようとすると、言いたいことがまとまらず根拠の薄いプレゼンになりかねません。
重要なのは「何を」「誰に」伝えたいのか、伝えた結果「どうなりたい」のかを最初に明確にすることです。
その軸を元にすると主張がブレることなくプレゼンを行うことができます。
その後に構成をしっかり組み立ててから資料作成に入りましょう。
1・2の流れをあらかじめ踏んでおくことが、主張がブレず相手の心を動かすプレゼンには必要不可欠です。
プレゼンテーションを構成する重要な3ステップ
論理的なプレゼンを行うには、下記のとおり3つのステップを踏んだ構成を組み立てることが大切です。
- イントロダクション(導入)
- ボディ(本文)
- エンディング(まとめ）
ここでは各ステップについて説明していきます。
イントロダクション(導入)
イントロダクションの目的は、聞き手にプレゼンを行う経緯や目的に共感してもらい、関心を持ってもらうことです。
ここで大切なのは聞き手に親近感を持たせ、信頼関係を築くことです。
そのため自己紹介や聞き手も共感できるような問題提起、関心を示してもらえる質問などで聞き手の心を一気に引きつけましょう。
ボディ(本文)
イントロダクションで聞き手の興味をひいたところで、いよいよ主張を伝える段階へ移ります。
主張をただ伝えるだけでは独りよがりな意見を語っているにすぎません。
あなたの主張に説得力を持たせるには、主張を裏付ける根拠が必要です。
- 〇〇が大切です。理由は～だから…
- 〇〇をすべきです。例えば～のような事例があるように…
このように「主張」と「根拠」を必ずセットで提示することを忘れないようにしましょう。
エンディング(まとめ)
主張と根拠を提示できたら、プレゼンのまとめに入ります。
エンディングで大切なのは、あなたの主張を再度聞き手に伝えることです。
長々とプレゼンをしても、聞き手に覚えてもらえるポイントというのは限られています。
「この部分だけは忘れないでほしい！」そう思う部分を最後にもう一度伝えて締めくくりましょう。
そして主張の繰り返しには、質疑応答を利用するのも有効な手段です。
質問に答えた後「今頂いた〇〇という質問ですが、それを解決するには△△(主張)が欠かせません。」というようにまとめると、あなたの主張が繰り返し伝えられるのに加えて、主張がきちんと問題点に対応できる証拠にもなります。
プレゼンテーションの道筋形成に有効なフレーム
構成に重要な3ステップを学んだところで、話の流れを作るのに有効なフレーム(話法)を代表的な2つに絞ってご紹介します。
どちらのフレームも構成で重要な3ステップに沿って作られているので、プレゼン内容や場面によって使い分けてみてください。
PREP(プレップ)
- Point(結論・要点)：イントロダクション
- Reason(理由)：ボディ
- Example(事例)：ボディ
- Point(結論・要点)：エンディング
PREPは冒頭で結論・要点を伝えることで、主張を聞き手に明確に提示することができます。ビジネスにおいて、「結論ファースト」という言葉もあるように最も基本的なフレームです。
PREPは文書をベースとした報告や聞き手が明確な場合に特に有効です。
さらに結論・要点を最初と最後で2度強調しているため、説得力が高まり短い時間の中でもよりスマートに主張を伝えられます。
SDS(エスディーエス)
- Summary(概要)：イントロダクション
- Detail(詳細)：ボディ
- Summary(まとめ)：エンディング
SDSは応用が効きやすいため、幅広い場面で活用できるフレームです。
特にセミナーや社外の大人数に向けてプレゼンを行うときなど、聞き手が不特定な場合に役立ちます。
どのステップでも一番伝えたい主張について触れることになるため、シンプルにわかりやすく重要な点を伝えられます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
伝わりやすい主張や意見には構成の3ステップが用いられていることが多いです。
構成段階でその3ステップを意識することで、聞き手により伝わるプレゼンテーションを行うことができます。
ぜひ積極的に活用して、次のプレゼンで活かしてみてください。
